VẬN HÀNH TEAM SEO NHƯ THẾ NÀO ĐỂ VỪA “CHÁY” VỪA HIỆU QUẢ?

Th225

VẬN HÀNH TEAM SEO NHƯ THẾ NÀO ĐỂ VỪA “CHÁY” VỪA HIỆU QUẢ?

Hi các bạn, từ đợt trước mình có dự thi bài viết được mọi người ủng hộ và “giựt giải” trong TÂM SỰ NGHỀ SEO thì cũng có nhiều bạn inbox hỏi mình cách để phát triển đội nhóm và phân rã các công việc Team như thế nào là hợp lý. Thì đây là chủ đề mình cũng không dám chia sẻ nhiều vì mình nghĩ tuổi nghề cũng mình cũng khá là ít ỏi, với lại hiện trong nhóm cũng có nhiều anh chị rất PRO về mảng này nên cũng không dám “sân si” 😂 Thế nhưng hôm nay mạn phép các anh chị em trong nhóm để chia sẻ/ cùng nhau trao đổi thêm quan điểm Vận hành Team SEO như thế nào để vừa “cháy” vừa luôn đạt mục tiêu dự án. Đây cũng là quan điểm của bản thân mình, nên cũng mong các anh chị em nào có quan điểm, đóng góp khác thì cùng nhau chia sẻ nhé.

Hiện tại mình là SEO Manager của SEODO, vận hành 1 Project nhỏ mang tên LILAC với 11 thành viên: 3 team 3 Lead và 1 bạn solo. Project mình đã cùng nhau chinh chiến gần 4 năm, cấp độ Team Lead đều gắn bó với mình 4 năm, còn chuyên viên thì có ra có vào nhưng bạn lâu nhất vẫn 1 năm và bạn Solo cũng đã gắn bó với mình hơn 1 năm qua. Và bài viết này mình cũng sẽ chia sẻ thêm về cách quản lý, vận hành đội nhóm như nào để hiệu quả. Hiện bên mình quản lý với hai hình thức là đội nhóm và Solo dự án.

  1. Solo: Solo thường là những bạn có chuyên môn cao, tay nghề chắc và có thể tự tin “Chiến” và nắm trọn dự án với khả năng của mình; Các bạn tự mình cầm dự án chạy mà không có hoặc rất ít sự hỗ trợ từ các thành viên. Lúc này bạn solo vừa đóng vai trò là Lead dự án, vừa đóng vai trò là các bạn chuyên viên thực thi dự án. Những bạn solo có thể không giỏi về quản lý con người, đội nhóm nhưng về quản lý công việc bản thân thì khá chặt và logic.
  2. Đội nhóm: Là team có nhiều thành viên (Từ 2 thành viên trở lên) và mỗi thành viên sẽ đảm nhiệm một vai trò khác nhau nên sẽ cần có những “kỷ luật” để mỗi bạn chiến cùng 1 mục tiêu của Project.

Vậy cách quản lý đội nhóm như thế nào để chặt & mang lại hiệu quả? Việc quản lý, vận hành Solo & đội nhóm có khác gì nhau hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ về phần này nhé.

1. CÁCH VẬN HÀNH ĐỘI NHÓM PHÁT TRIỂN HIỆU QUẢ

Đối với mỗi đội nhóm ở SEODO mình thường sẽ có các vị trí sau: Leader, Chuyên viên content, Chuyên viên kỹ thuật SEO hay với các bạn Solo dự án chuyên biệt. Ngoài ra với mỗi nhóm sẽ có các bạn Thực tập sinh hay các bạn Cộng Tác Viên hỗ trợ để thực thi dự án các hạng mục nhỏ lẻ nữa nhưng mình không đưa vào đây. Trong bài này mình sẽ tập trung 4 vị trí vai trò này là chính.

Đối với mình, để một đội nhóm vận hành tốt, cái cốt lõi không phải là vui hay không mà cần có cách quản lý tốt – Sự trách nhiệm, kế hoạch & niềm tin. Quản lý tốt với mình ở đây không phải quá cao siêu mà là những hoạt động để có thể kiểm soát, đo lường được các hoạt động, các thành viên thực thi trong dự án.

Với các đội nhóm hiện tại & ngay cả bạn Solo dự án, để các bạn có thể nắm được các thành viên hiện tại đang làm những gì & quản trị tốt công việc của bản thân mình hay có thể follow đúng luồng công việc không, bên mình thường có:

  • Thứ nhất, bảng kế hoạch quý, tháng và tuần: Trong bảng kế hoạch này, sẽ show ra tất cả các mục tiêu mà team cần đạt được từng tháng, quý & tuần là gì. Đầu tiên, sẽ lên mục tiêu quý và sau đó sẽ phân bổ, “chẻ” nhỏ các hạng mục công việc tháng và tuần để mục tiêu quý đó có thể hoàn thành tốt nhất. Với mình, chi tiết, cụ thể từng “mi li mét” nhất chính là bảng công việc tuần của team, là lúc team hoạch định các hạng mục cần làm, Người chịu trách nhiệm là ai, hỗ trợ là người nào; Sau khi đã lên được kế hoạch tuần thì sẽ tiến hành phân rã theo từng cá nhân. Mình thấy điều này nó sẽ tốn một chút thời gian nhưng đổi lại Leader và ngay cả mình – Manager có thể quản lý đội nhóm tốt hơn; nắm được bạn nào đang Yếu hoặc bạn đang khó khăn ở phần nào để có Support kịp thời.
  • Thứ hai, Checkout, Checkin mỗi ngày: Không biết văn hóa các công ty khác như thế nào, nhưng bên mình luôn duy trì hoạt động Checkout, Check In cuối ngày. Dù là đội nhóm hay Solo thì đều là lúc nhân sự đứng show với quản lý của mình những hạng mục nào đã làm được hôm nay, có tình trạng trễ không, lý do vì sao và khó khăn là gì. Để từ đó các quản lý có sự hỗ trợ kịp thời cho các bạn ngay tại lúc đó hoặc là sáng mai. Bên cạnh đó, nhân sự cũng sẽ show các hạng mục ngày mai có triển khai, lúc này leader không chỉ nghe mà sẽ xem xét bạn sắp xếp ưu tiên các hạng mục công việc đã chuẩn chưa, có hạng mục nào cần ưu tiên lên trước hay không để điều phối kịp thời.
  • Thứ ba, đo lường đánh giá cuối quý: Bên SEODO mình sẽ có một đặc thù là cuối quý anh em “rủ” nhau 1-1 ra cafe nói chuyện, nói rủ nhau chứ mấy đứa cũng stress lắm 😂 Lúc này sẽ ngồi lắng nghe các nhân sự quý qua về phần chuyên môn, đội nhóm hay kỹ năng như thế nào để từ đó có định hướng phát triển cho các bạn tốt hơn. Và sau mỗi lần đánh giá xong thì mình luôn sẽ có một lộ trình phát triển mới, kế hoạch đào tạo mới cho từng bạn để bạn có “đất diễn” hơn, nâng cấp bản thân và phát triển sự nghiệp của mình.
  • Hoạt động Check In OKRs hằng tuần: Để follow mục tiêu thường xuyên và đưa ra các phương án cải thiện, đạt mục tiêu.

Nhìn chung mỗi công ty, mỗi đơn vị sẽ có các hoạt động quản lý khác nhau để đội nhóm của mình tốt và tốt hơn mỗi ngày. Theo mình, việc quản lý công việc đã khó nhưng việc quản lý con người lại khó hơn mấy lần. Do đó, để quản lý con người tốt, đòi hỏi chúng ta cũng hiểu được insight của thành viên chúng ta là gì nữa. Đặc biệt hơn nữa là Gen Z, thế hệ dám nói ra suy nghĩ thật & làm thật.

2. GIỚI HẠN CÔNG VIỆC CỦA CÁC VAI TRÒ

Để đội nhóm hoạt động tốt, ngoài hoạt động vận hành thì điều mà mình cần làm rõ chính là quyền hạn và giới hạn công việc của các bạn là gì. Mỗi bạn sẽ đóng vai trò như thế nào trong dự án để cùng nhau đạt được mục tiêu của team và của cả phòng.

Hạng mục này trước đó mình cũng đã gặp phải sai lầm, khi không rõ trách nhiệm, dẫn đến Chuyên viên làm việc của trưởng nhóm, trưởng nhóm làm các công việc chuyên viên rồi khiến team bị rối và hơn hết là Hao phí. Trong khi hạng mục công việc A trưởng nhóm làm trong vòng 1h nhưng khi giao đến Chuyên viên lại tốn đến 1h30 & sau đó ông Leader phải check, feedback và người Chuyên viên phải điều chỉnh lại. Sau đợt đó, bên SEODO mình cũng đã tiến hành “tổng tấn công” hoạch định rõ ràng chi tiết các trách nhiệm, tiếp đến ban hành xuống để các bạn có thể hiểu được mình là ai, mình sẽ đóng góp gì cho dự án. Và để các bạn phát triển hơn, thực thi các công việc cao hơn thì chuẩn hóa các ngưỡng công việc như một Chiến lược dự án thì cần phải ĐẠT là cái gì. Từ đó kết hợp với các hoạt động vận hành khiến mọi thứ trơn tru hơn rất nhiều.

Đối với làm việc theo đội nhóm, mỗi người sẽ đóng một vai trò khác nhau, và mỗi người đều là một mảnh ghép để giúp đội nhóm và hơn hết phòng ban đó phát triển. Điều cốt lõi là khiến các bạn hiểu vai trò, đóng góp của mình và nhúng các bạn được vào cùng GIÁ TRỊ của Công ty. Với mỗi vai trò sẽ có các quyền hạn, trách nhiệm khác nhau; ví dụ bạn Content sẽ chịu trách nhiệm content dự án; kỹ thuật SEO sẽ chịu trách nhiệm về Onpage, Offpage & ông Leader là người lên chiến lược, KPI và là người đồng hành, người tư vấn tuyệt vời cho các nhân sự để đạt được dự án. Do đó, Mình nghĩ đối với các bạn/ anh/ chị/ em nào đang gặp khó khăn trong vận hành thì nên review lại một chút việc hoạch định rõ:

  • Chuyên viên nên làm gì? giới hạn công việc chuyên viên?
  • Trưởng nhóm nên làm gì? Giới hạn công việc trưởng nhóm?
  • Và ngay cả ông Solo sẽ làm những hạng mục công việc gì? Giới hạn công việc của Solo như thế nào?

Nói chung nhìn lại, việc vận hành đội nhóm cũng không quá khó; chỉ cần mình có thể làm chuẩn chỉnh từng cái, đặc biệt cần có trách nhiệm, phương án quản lý cho phù hợp để các nhân sự có thể theo được luồng công việc tốt nhất.

3. QUẢN TRỊ VẬN HÀNH PHẢI ĐI ĐÔI VỚI SỰ “PHÙ HỢP & CHẶT CHẼ”

Bên cạnh việc vận hành phức tạp, thì mình thấy việc quản lý team SEO theo đội nhóm hay Solo vẫn còn nhiều rào cản. Mặc dù mình có các phương án vận hành, phương án quản lý đó; thế nhưng người Leader áp dụng không tốt hay không nghiêm túc với nhân sự thì nó không phải là phương án tốt mà còn tác dụng ngược lại. Trường hợp này bên mình cũng đã gặp khi bạn Leader gặp khó khăn về vấn đề quản lý đội nhóm, về chia sẻ tâm sự và định hướng cho nhân sự & cách quản lý không chặt; Sau một thời gian khiến bạn stress và có ý định bỏ vị trí Leader. Vì vậy, theo mình nghĩ, có phương án đó thì cần áp dụng cho triệt để và nghiêm khắc với nó, tránh trường hợp đưa ra rồi làm cho qua, làm cho có thì nó cũng chẳng có tác dụng gì cả. Đây cũng là bài học mà mình rút ra được từ trường hợp mà team mình gặp phải.

Đây cũng là những gì mình muốn chia sẻ, tâm sự với mọi người về cách vận hành đội nhóm & ngay cả với những bạn Solo dự án mà mình đang làm là gì. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho một số bạn nào cần. Mình cũng cần học hỏi thêm nhiều, nên hy vọng các anh chị chỉ giáo thêm ạ. Xin đa tạ ☺️